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浅谈如何做好博物馆档案管理工作

档案管理工作,作为博物馆管理工作的重要组成部分,面对社会的发展, 出现了许多亟待研究和解决的新情况、新问题。博物馆的档案管理工作者,只有坚持科学规范的管理制度、认真严谨的工作作风、与时俱进的创新精神,才能适应形势的需要,才能走上档案管理法制化的道路,才能充分发挥档案特有的价值。

一、博物馆档案管理工作的作用

博物馆的档案记录了博物馆的诞生和成长,记录了一代又一代博物馆工作者奋斗、拼搏、创新的光辉形象。可以说,从设立博物馆开始,档案管理工作就始终围绕着博物馆的中心工作,并为其和其他的各项工作提供服务,发挥了非常重要的作用。

1.收集整理工作

目前,博物馆档案管理可分为普通档案管理和机要档案管理,各博物馆都拥有丰富的馆藏档案。以中国革命博物馆为例,原存档档案共计93箱,约2300余盒,包括工作档案、临展档案、国务院文件等。而像山东省栖霞市牟氏庄园管理处只是一个县级博物馆,存档档案也达到 12箱,约118盒。这些档案全面准确地记录了各博物馆在不同的历史时期所发生的各类重大事件以及博物馆组织机构的调整变化等等,生动地反映了博物馆的成长历程。

2.档案利用工作

用档案提供服务是档案管理的根本所在,也是档案工作的立身之本,只有把服务工作搞好了才能使档案事业发展的路子越走越宽。博物馆档案室经常协助其他部门查阅档案资料,例如博物馆的精品展览申报、馆藏资产评估以及与其他单位发生诉讼纠纷等各项工作提供了确凿有力的凭证。

二、博物馆档案管理中存在的问题

1.  博物馆档案管理工作意识淡化

博物馆陈列展览、藏品保管和社会教育等主要业务工作的快速发展,获得了博物馆管理者更多的关注,而对博物馆档案管理工作的重要性则被淡化了,而一些博物馆档案管理工作者自身对档案管理缺乏足够的认识,认为这项工作可有可无,在档案管理工作中缺乏高度的工作责任感和良好的职业道德,又没有积累扎实的档案管理的理论知识、科技知识,因而工作存在缺位现象,导致博物馆档案管理工作在管理方式新旧交替的进程中遇到障碍。

2.博物馆档案工作缺乏长期性、连续性的发展规划

近几年,博物馆档案管理工作虽然进行了一系列诸如达标升级之类的实质性考核,但达标以后,就出现后劲不足,缺少长期性和连续性的管理,再加上部分领导干部对博物馆档案的重要作用的认识不足,对档案综合管理的参与程度不够,造成了博物馆档案工作有领导,无计划;有任务,无落实;有形式,无效果。博物馆档案工作缺乏应有的长期性和连续性的发展规划。

3.博物馆档案管理工作缺乏规范性管理手段

当前博物馆档案管理不规范主要表现在:一是博物馆档案收集不规范。以栖霞市博物馆文物档案为例,有关文物的档案包括文物收藏档案、文物保管档案、文物展陈档案、文物修复档案、文物借展档案等,这些档案分属文物科、陈列科、办公室等不同的部门进行收集管理,各部门之间各司其职,按照不同的工作方式进行记录、收集、整理的相关档案之间无法进行综合利用。二是博物馆档案整理不规范。由于博物馆中档案业务人员的专业素质参差不齐,在立卷过程中不按照档案规范立卷;三是档案综合管理力度不够。基层博物馆大多受藏品、人才、资金及领导等条件的制约,各项软性的管理工作开展起来就会比较困难;四是档案利用不规范。博物馆档案管理人员对档案借阅内松外紧,手续不完备,造成了借出的档案经常没有按期归还或长时间不归还,甚至遗失。

三、 解决博物馆档案工作存在问题的对策

1.增强档案意识,坚持规范建档

我们基层博物馆一定要增强档案意识,只有这样博物馆档案工作才能做到因地制宜灵活有效。博物馆档案要全面反映博物馆的各类信息,应包括博物馆藏品档案、陈列展览档案、资料档案等,以每一件器物或每一个展览为基本建档单元,包括每一件文物的状态及变化特征,及每个展览与外部环境之间的联系。通过收集、整理各项资料,详细甄别分类,确保资料的准确性和完整性。博物馆档案管理的目的,在于服务和利用,因此要增强档案工作与博物馆发展的贴近度,根据发展需要,可编写《组织机构沿革》《陈列展览精品展》《文物藏品精品汇编》等资料,更好地发挥博物馆档案的服务作用和应尽的职能。

2.加强培训力度,努力提高博物馆档案管理人员的素质,建立健全相关管理制度

一是要明确博物馆档案管理负责人、档案员的岗位职责,形成覆盖全馆的档案管理机制。二是要坚持统一领导、分散建档、集中备案的原则,按照完整、准确、翔实的要求,按照规范、标准的原则整理归卷、立卷,把博物馆档案整合为相互独立,又不可分割的整体,最大限度地提高博物馆档案工作的档次。三是要加大档案工作规范化管理力度,把档案管理纳入综合目标量化考核范围内进行考核,使立卷的档案内容能够科学分类、流程清晰、检索方便,实现最大程度保存文物历史信息的目的。

3.搞好博物馆档案的信息化建设,做好博物馆档案的研究和利用

电子信息时代的到来给档案管理带来新的革命,我们档案工作者很大一部分时间是直接通过电脑网络来进行电子档案信息的收集、整理和传输。我们要借助系统本身的局域网络,实现档案信息资源共享。博物馆人和档案工作者不应只停留在保管档案上,还要进一步研究利用。我们必须有计划、按标准,在加强档案研究工作的同时,不断地摸索,善于总结经验,使档案的潜在价值发挥到最大。

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